議事録のとりかた
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jun
投稿数: 20
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このところ、お客様との打ち合わせにて、議事録を作成することが多いのですが、お客様の業態、業界用語なのか「あのとき何言ってたんだろう」とノートを読み返すのですが把握できていない、整理つけれずポイントが不明だとか結構指摘を受けてしまいます。時間もかかる上、こんなのに時間費やして本当にいいのだろうかという疑問も湧いてきてしまいます。とはいえ大事なことは重々承知はしています。みなさんどう効率よく、わかりやすい議事録の作成の仕方してますか?
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emy
投稿数: 25
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場数と慣れです。私もコンサル続けて8年目ですが、新規のお客さんとの最初一ヶ月のヒヤリング時期の議事録にはかなり時間かかりますよ。でもこれは非常に重要です。
まず議事録とるというのは、聞き漏らしてはならない、ちゃんと理解していなければまともな議事録は書けないのです。議事録を書く意味は「後になって言った言わない」を白黒はっきりさせれるという目的もあるとかいいますが、そんなことより客先要件を反復し自分の頭にたたきこむのが目的だと思ったほうがいいです。打ち合わせの際にわからずじまいにせず、何度も聞いてもいいから理解するというのが第一です。私の場合はそれでも最初のヒヤリングは覚えきれていないことおおありなのでボイスレコーダとってます。後で聞いて「あっそういう意味だったのか」と気づくこと結構ありますよ。最初の議事録は客もあなたの理解度を見てますから結構気合入れて書きましょう。こうやることで要件が結構記憶に頭に刻み込まれ忘れにくくなります。数ヶ月たてば余裕がでてきますので打ち合わせにはパソコン持込み、その場で打っていきます。(デモのときは厳しいが)打ち合わせ終了時には今日の議事のポイントをおさらい、課題の役割分担を再確認。期限を決めてミーティングを終えるというのが効率的です。私の場合こんな感じです。
まず議事録とるというのは、聞き漏らしてはならない、ちゃんと理解していなければまともな議事録は書けないのです。議事録を書く意味は「後になって言った言わない」を白黒はっきりさせれるという目的もあるとかいいますが、そんなことより客先要件を反復し自分の頭にたたきこむのが目的だと思ったほうがいいです。打ち合わせの際にわからずじまいにせず、何度も聞いてもいいから理解するというのが第一です。私の場合はそれでも最初のヒヤリングは覚えきれていないことおおありなのでボイスレコーダとってます。後で聞いて「あっそういう意味だったのか」と気づくこと結構ありますよ。最初の議事録は客もあなたの理解度を見てますから結構気合入れて書きましょう。こうやることで要件が結構記憶に頭に刻み込まれ忘れにくくなります。数ヶ月たてば余裕がでてきますので打ち合わせにはパソコン持込み、その場で打っていきます。(デモのときは厳しいが)打ち合わせ終了時には今日の議事のポイントをおさらい、課題の役割分担を再確認。期限を決めてミーティングを終えるというのが効率的です。私の場合こんな感じです。
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jun
投稿数: 20
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以前、ファーム系の人もその場でパソコンに打っていって議事録まとめてました。まだ到底できそうにありませんが、できるようになるようがんばってみます。ありがとうございました。
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Re: 議事録のとりかた
msg# 1.3
ゲスト
投稿数: 0
議事録に費やされる時間もかなりばかにならないわけで、どうにかならないかとも思うわけです。ですのでいつも私は
その1
質問、議題をあらかじめヒヤリングシートにして、回答や決定事項のみメモる。
その3
決める内容と、その結果だけを記述。内容によってこれこれこうだったのでこうなったなんていう経緯は記録します。
だらだら誰が何を話したなど書いてる大変ですよ。
会議のテーマ、そして決まったこと。だけでいいと思います。
その1
質問、議題をあらかじめヒヤリングシートにして、回答や決定事項のみメモる。
その3
決める内容と、その結果だけを記述。内容によってこれこれこうだったのでこうなったなんていう経緯は記録します。
だらだら誰が何を話したなど書いてる大変ですよ。
会議のテーマ、そして決まったこと。だけでいいと思います。
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